決算書を作成するにあたり、導入が必須であるものの一つに会計ソフトがあります。
当事務所では、弥生会計をメインに使用していますが、その大きな理由は、お客様にとっても税理士事務所にとっても便利で使いやすいという点にあります。
確かにマネーフォワードやfreeeのようなクラウド会計ソフトも預金の同期化をすれば便利なのですが、(通信環境にもよるのかもしれませんが)手入力で仕訳を入力する際重たく感じますし、会計帳票も見にくいです。(あくまで私見ですが)
また、料金についても一見安く見えますが、実際に必要なシステムを具備しようとすると、安くはないです。
インストール型(以下、弥生会計をメインで話していきます)の会計ソフトで、すべての取引を手入力で入力し、クラウド機能(インストール型のソフトでも一定のクラウドアプリを利用することが可能なものもあります)も一切使っていない会社や税理士事務所にとっては、そんなに使いやすいと感じない方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、搭載されている機能をしっかりと使うと、インストール型のソフトであっても、事務負担をクラウド会計ソフト並みに軽減することは可能です。
それらの便利機能について、随時紹介していこうと思います。
レシート読み込み機能
クレジットカードが普及していますが、経費精算を現金で行っている会社は今でも多くあると思います。
一月のレシートが１００くらいであれば、そこまで時間をかけずに会計入力することは可能です。しかし、経常的に現金支払いのレシートが１０００を超えてくるようになると、１つ１つ手入力していくのは大変であると思います。
そのような企業のために弥生会計ではレシート読み込み機能が付いています。
(この機能は１つ１つのレシートをPDFにして、それを仕訳に取り込みますので、一定のスキャン機を購入する必要があります)
以下で取り込み方を解説していきます。
１．スマート取引を選択
弥生会計を起動し、「ナビゲーター」→「取引」内のスマート取引取込を選択する
２．スキャンデータの挿入
スマート取引から進めていくと、インターネット画面のスマート取引の上記画面に接続されます。
上記画面の「スキャンデータ取込」の「ファイルを選択して取り込み」画面上に仕訳読み込みしたいPDFデータを挿入する。
３．スキャンデータの選択
アップロードが完了すると、上記画面になる。
該当するデータを選択する
４．データの修正
データを選択すると、上記画面になる。
画面右側の「取引日」「摘要」「合計金額」等に間違いがあれば訂正して保存する。
４．仕訳確定・取込
「表示されているすべての取引を確定する」ボタンを押すと、弥生会計への仕訳データの反映が完了する。
上記の流れでスキャン取込がなされます。
尚、こちらの機能をより便利に使うためには、スコンスコンと読み込んでくれるスキャン機を購入する必要があります。
毎月１００程度の仕訳でしたら、ご自身で入力されたとしても、さほど負担感はないかと思います。