前回の記事では、預金口座やクレジットカードの利用を自動で取り込む方法について解説しました。(参照：会計業務効率化｜弥生口座等連携)
今回は、弥生ドライブを活用した会計ファイルのバックアップや税理士事務所とのデータ共有について解説していきます。
弥生ドライブとは
弥生ドライブとは、セキュリティ対策が施されているオンラインストレージサービスです。
デスクトップアプリを導入していて、あんしん保守サポートに加入している等一定の要件に該当する方を対象に弥生が提供しているサービスです。
活用方法としては、弥生製品のバックアップや税理士事務所と顧問先のデータ共有などで利用されます。
弥生製品のバックアップ
弥生製品を導入・インストールすると、パソコン上にバックアップがとられるように設定されます。
しかし、バックアップをパソコン上にしかとっていないと、パソコンのバックアップを定期的にとっていないとパソコンが故障した際、データの復元ができなくなってしまいます。
弥生ドライブ(クラウド上)にバックアップをとっていると、上記のようなトラブルが生じた際も、別のパソコンでデータ復元を行うことができます。
弥生ドライブ上にバックアップを取る方法は、製品によって異なります。(参照：バックアップファイルを自動で弥生ドライブに毎回アップロードしたい)
データ共有サービスの利用
インストール型の会計ソフトだと、税理士事務所とのデータの共有の際、下記のようなトラブルが発生してしまうことがあります。
・データが複数存在しており、どちらに入力したかわからない
・税理士事務所が決算の際データを持っていくがその間データの入力ができない
税理士事務所と弥生ドライブでデータを共有すると、データを複数作成する必要もありませんし、お互いがデータの加筆修正を行うことができますので、上記のようなトラブルが生じにくくなります。
データ容量は基本的に２ギガですが、弥生製品を共有化するだけでしたら十分だと思います。